Partager, exporter et diffuser

Ce guide décrit les méthodes de distribution des informations de réunion, y compris les comptes rendus et les transcriptions, à l'aide des fonctionnalités de partage, d'exportation et de copie d'Upmeet.

1. Partager les réunions par e-mail

Le partage vous permet d'envoyer les comptes rendus et les transcriptions de réunions directement à des destinataires sélectionnés.

• Objectif : Informer les personnes n'ayant pas assisté à la réunion, diffuser les décisions/actions et assurer un compte rendu régulier à l'équipe.
• Procédure :
  1. Ouvrez la réunion et cliquez sur Partager la réunion.
  2. Sélectionnez les destinataires dans la zone Destinataires.
  3. Activez l'option pour inclure la transcription si souhaité.
  4. Cliquez sur Envoyer.

2. Gérer les contacts et les listes de diffusion

• Ajouter des contacts : Cliquez sur Modifier dans la section Destinataires > Ajouter un contact. Vous devez fournir le prénom, le nom et l'e-mail. Une fois ajouté, le contact est enregistré globalement pour une utilisation future.
• Listes de diffusion : Regroupe plusieurs destinataires sous un seul libellé pour simplifier la distribution.
  • Utilisation : Dans l'interface de partage, recherchez et sélectionnez une liste de diffusion existante pour l'appliquer instantanément.

3. Exporter des documents

Upmeet permet d'exporter les données de réunion aux formats PDF ou DOCX (Word).

• Personnalisation : Avant l'exportation, vous pouvez activer ou désactiver l'inclusion de :
  • La transcription
  • Les horodatages
  • L'identification des intervenants
• Procédure : Cliquez sur Exporter > Choisissez le format > Sélectionnez les options > Cliquez sur Exporter.

4. Fonction de copie rapide

Pour une utilisation immédiate dans des outils externes (Slack, e-mail, notes internes), vous pouvez copier le résumé dans votre presse-papiers.

• Procédure : Ouvrez la réunion > Cliquez sur les trois petits points (en haut à droite) > Sélectionnez Copier dans le presse-papiers.

Résumé des actions disponibles

🎥 Tutoriel vidéo

Points clés à retenir

• Contacts centralisés : Un contact ajouté une fois est disponible pour le partage, l'exportation et l'onglet général « Contacts ».
• Flexibilité : Vous pouvez choisir d'inclure ou non les transcriptions et les horodatages selon la sensibilité ou la profondeur des informations requises par le destinataire.
• Efficacité : Les listes de diffusion sont l'outil recommandé pour les réunions récurrentes afin d'éviter la sélection manuelle des membres de l'équipe.