🎯 Objectif de cette page

Cette page explique comment partager une réunion, envoyer un compte rendu à d'autres personnes, utiliser les listes de diffusion et exporter vos documents au format PDF ou Word.

Vous apprendrez :

• comment envoyer une réunion à des destinataires,

• comment utiliser ou créer une liste de diffusion,

• comment exporter votre compte rendu et votre transcription,

• comment copier rapidement le résumé pour le partager ailleurs.

✉️ 1. Partager une réunion

1.1. Qu’est-ce que le partage de réunion ?

Partager une réunion permet d’envoyer :

• le compte rendu,

• la transcription,

• et les informations associées à une ou plusieurs personnes de votre choix.

Les destinataires reçoivent tout directement par email.

1.2. À quoi ça sert ?

• Informer vos collègues sans qu’ils aient assisté à la réunion

• Faire circuler des décisions ou actions importantes

• Envoyer des comptes rendus de manière régulière à votre équipe

1.3. Comment partager une réunion ?

1. Ouvrez la réunion que vous souhaitez partager.

2. Cliquez sur Partager la réunion.

1. Dans la zone Destinataires, sélectionnez les personnes à qui envoyer le compte rendu.

2. Cliquez sur Modifier pour ajouter ou supprimer des contacts.

1. Choisissez si vous souhaitez inclure la transcription dans l’envoi.

2. Cliquez sur Envoyer (en haut à droite).

Une fois envoyé, chaque destinataire reçoit :

• le compte rendu,

• la transcription si vous l’avez activée.

👥 2. Gérer les destinataires

2.1. Ajouter un nouveau destinataire

Vous pouvez ajouter un contact directement depuis l’interface de partage.

Pour l’ajouter :

1. Cliquez sur Modifier dans la section Destinataires.

2. Cliquez sur Ajouter un contact.

3. Renseignez :

   • prénom,

   • nom,

   • email.

4. Validez l’ajout.

Le contact sera ensuite disponible :

• dans le partage des réunions,

• dans les exports,

• dans l’onglet Contacts général.

📧 3. Utiliser les listes de diffusion

3.1. Définition

Une liste de diffusion regroupe plusieurs destinataires sous une seule étiquette.

Elles permettent d’envoyer un compte rendu à un groupe complet en un seul clic.

3.2. À quoi ça sert ?

• Gagner du temps

• Éviter de sélectionner un à un vos collègues à chaque réunion

• Créer des groupes : équipe commerciale, comité de direction, clients, etc.

3.3. Comment utiliser une liste de diffusion ?

1. Ouvrez Partager la réunion.

2. Dans la section Liste de diffusion, recherchez une liste existante.

3. Sélectionnez-la pour l’appliquer instantanément.

Toutes les personnes de la liste recevront l’email.

📄 4. Exporter votre réunion (PDF ou Word)

4.1. Qu’est-ce que l’export ?

L’export vous permet de télécharger :

• le compte rendu,

• la transcription (si vous choisissez de l’inclure).

L’export est disponible en :

• PDF,

• DOCX (Word).

4.2. Options d’export

Avant d’exporter, vous pouvez choisir d'inclure :

• la transcription,

• l’horodatage,

• les intervenants.

4.3. Comment exporter une réunion ?

1. Ouvrez la réunion.

2. Cliquez sur Exporter.

3. Choisissez le format (PDF ou Word).

4. Cochez les options souhaitées.

5. Cliquez sur Exporter.

Le fichier se télécharge immédiatement.

📋 5. Copier rapidement le compte rendu

5.1. À quoi ça sert ?

Permet d’insérer le résumé de la réunion directement dans :

• un email,

• un document,

• un chat interne,

• une note.

5.2. Comment faire ?

1. Ouvrez une réunion.

2. Cliquez sur les trois petits points en haut à droite.

3. Sélectionnez Copier dans le presse-papier.

Le compte rendu est immédiatement copié.

Vous pouvez le coller où vous le souhaitez.

🔁 Résumé des actions disponibles (partage & export)