🎯 Objectif de cette page

Cette page explique la fonctionnalité Auto-share, qui permet d’automatiser le partage des réunions ou des événements de calendrier.

Vous apprendrez :

• ce qu’est l’auto-share,

• comment il fonctionne,

• comment l’activer ou le désactiver,

• comment il s’applique aux réunions récurrentes,

• quelles options de partage s’offrent à vous.

📘 1. Qu’est-ce que l’auto-share ?

1.1. Définition

L’auto-share est une fonctionnalité qui partage automatiquement certains événements ou réunions avec des personnes ou des services selon des règles prédéfinies.

Lorsque l’auto-share est activé, Upmeet peut partager :

• les nouveaux événements créés dans votre calendrier,

• les réunions auxquelles vous participez,

• ou des réunions déjà existantes, selon votre configuration.

1.2. Pourquoi utiliser l’auto-share ?

• Gain de temps : plus besoin de partager chaque réunion manuellement.

• Cohérence : votre équipe reçoit systématiquement les comptes rendus ou informations.

• Transparence : vos collègues gardent une visibilité sur les événements importants.

• Automatisation : Upmeet applique vos préférences sans que vous interveniez.

🔧 2. Comment fonctionne l’auto-share ?

L’auto-share peut fonctionner de plusieurs manières selon vos réglages :

2.1. Partage automatique vers d’autres personnes

Lorsqu’un événement est créé dans votre calendrier principal :

• il peut être automatiquement partagé avec un groupe ou une équipe.

  Exemple :

Toutes les réunions Meeting Pro deviennent visibles pour vos collègues sans que vous ayez à les inviter individuellement.

2.2. Synchronisation entre services

Vos événements d’un service (Google Calendar, par ex.) peuvent être copiés automatiquement vers un autre calendrier ou une autre plateforme.

Utile si vous utilisez plusieurs outils.

2.3. Partage de disponibilités

Au lieu de partager le contenu des réunions, l’auto-share peut :

• partager uniquement les plages horaires occupées,

• sans révéler les détails des réunions.

⚙️ 3. Options d’auto-share dans Upmeet

Dans Upmeet, l’auto-share vous permet de choisir avec qui sont automatiquement partagées vos réunions.

Vous avez trois options :

✔️ Option 1 : Personne

Aucun partage automatique.

Toutes vos réunions restent privées, sauf si vous décidez manuellement de les partager.

✔️ Option 2 : Seulement moi

La réunion est enregistrée uniquement pour vous.

Upmeet ne la partage pas avec d’autres participants, même s’ils étaient dans la réunion.

✔️ Option 3 : Tous les participants

Toutes les personnes invitées à la réunion reçoivent automatiquement :

• le compte rendu,

• et éventuellement la transcription (si vous l’avez activée).

🔁 4. Auto-share et événements récurrents

Lorsque vous activez l’auto-share sur un événement récurrent, Upmeet vous demande :

« Voulez-vous modifier uniquement cet événement ou tous les événements ? »

Vous pouvez choisir :

• Uniquement cet événement : la règle s’appliquera à une seule occurrence.

• Tous les événements de la série : le réglage s’appliquera à toute la récurrence.

Cela vous permet de personnaliser précisément le comportement d’auto-share selon la nature de vos réunions.

📬 5. Interactions avec les listes de diffusion

Les listes de diffusion fonctionnent très bien avec l’auto-share.

Exemples d’usage :

• partager automatiquement les réunions commerciales à la liste Sales Team,

• partager tous les comités hebdomadaires à Direction,

• automatiser la diffusion d'un rapport à un groupe prédéfini.

Grâce à cela, vous n'avez plus besoin de sélectionner un par un les destinataires.

⚡ 6. Résumé des bénéfices de l’auto-share